Kako izdamo račun? Kako začeti? Vnos / Spreminjanje izdanih računov! Vnesemo novo postavko na račun Modul za izdajanje računov je namenjen izdajanju računov, predračunov/ponudb, avansnih računov in dobropisov. Poleg običajnega ročnega izdajanja računov je omogočeno tudi avtomatsko masovno fakturiranje na podlagi periodičnih obračunov, prav tako pa je modul integriran z ostalimi moduli programa ter tako omogoča dodatne možnosti prefakturiranja stroškov in izstavljanja dokumentov na podlagi pogodb, dobavnic, ponudb ali turističnih rezervacij. |
Izdajanje računov
Modul za izdajanje računov poleg tega nudi tudi več možnosti izpisa izdanih računov, kakor tudi različna poročila prodaje.
Modul za izdajanje računov tako nudi naslednje funkcije:
Kako začeti?
Pred začetkom uporabe modula Računi vam priporočamo, da na hitro preletite naslednje točke ter si v kolikor je to potrebno z uporabo nastavitev prilagodite delovanje programa.
Pred prvim izdanim dokumentom
Preden izstavite katerikoli dokument v programu najprej v podatkih o podjetju nastavite ali ste zavezanec za DDV ali ne. Od te nastavitve je odvisno ali se bo na izdanih dokumentih obračunal ddv ali ne.
Če ste program pričeli uporabljati sredi poslovnega leta, si morate najprej nastaviti začetno številko za številčenje dokumentov.
Pred tiskanjem dokumentov
Ko izdate prvi račun si s pomočjo nastavitev tiskanja oblikujte željeni izgled računov ter nastavite privzeta besedila na dokumentih. Obliko izpisa in ter besedila na računih in drugih izdanih dokumentih lahko določite na dva načina:
Če dokumente tiskate direktno iz brskalnika v formatu HTML, potem si preberite kako odstranimo tiskanje glave in noge strani.
V primeru težav pri določanju izgleda izdanih dokumentov nam pošljite sporočilo in z veseljem vam bomo pomagali pri spoznavanju uporabe programa.
Vnosno masko lahko razdelimo na 5 glavnih področij vnosa podatkov:
Vnos / Spreminjanje izdanih računov
Na strani Izdani računi-pregled in iskanje s klikom na gumb Novi račun odpremo masko za vnos novega računa.
Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi računa in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo računa.
Vnos podatkov za glavo računa
Kraj
Obvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi računa.
Datum računa
Obvezen je tudi datum računa, zato ga vpišemo. NASVET! S klikom na aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Zapadlost
V prvi okvirček vpišemo št. dni na podlagi česar se izračuna datum zapadlosti.
Dobava/Storitev (od)-(do)
Vpišemo datum dobave oz. opravljene storitve.Denarna valutaS klikom na se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
Naročilnica
Vpišemo oznako naročilnice.
Dobavnica
Vpišemo oznako dobavnice.
Vrsta prodaje (DDV)
S klikom na se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačila
S klikom na se nam odpre kombinirano polje, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga vpišemo ročno.
Stroškovno mesto
Vpišite stroškovno mesto oz. ga izberite v kombiniranem oknu s klikom na
Davčna knjiga
V primeru, da račune številčimo po davčnih knjigah v padajočem meniju izberemo davčno knjigo. V nasprotnem primeru, se to polje ne prikaže.
Jezikovna varianta
Vpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na .
Predloga za tiskanje v obliki RTF/PDF
V padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
Skladišče
Izberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računa
Izberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.
Ko smo nastavili podatke za glavo računa in jih shranili, kliknemo na gumb
Dodaj postavko in odpre se nam naslednja maska za vnos podatkov za postavko.
Vnesemo novo postavko na račun
Vrsta blaga-storitev
V prazen prostor vpišemo za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV
Vnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na izberemo ustrezno denarno valuto.
Količina
Vpišemo ustrezno količino.
Enota mere
S klikom na izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %
Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.
Stopnja DDV
Privzeta izbira je 20%, s klikom na pa lahko izberemo tudi drugo.
Vrsta prodaje(DDV)
Pomembno za obračun DDV. V kateri stolpec v obračunu DDV, se bo vpisala vrednost.
S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska računa oz. izdanega dokumenta.
Račun je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.
S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na račun tako da kliknemo na gumb Dodaj zraven šifre artikla.
Modul za izdajanje računov poleg tega nudi tudi več možnosti izpisa izdanih računov, kakor tudi različna poročila prodaje.
Modul za izdajanje računov tako nudi naslednje funkcije:
- Izdajanje računov, predračunov/ponudb, avansnih računov in dobropisov.
- Tiskanje dokumentov in možnost nastavitve oblike izpisa dokumentov.
- Šifrant prodajnih artiklov.
- Integrirana registra davčnih zavezancev in transakcijskih računov.
- Avtomatsko knjiženje dokumentov in obračun DDV.
- Integracija z drugimi moduli programa (potni nalogi, pogodbe, turizem).
Kako začeti?
Pred začetkom uporabe modula Računi vam priporočamo, da na hitro preletite naslednje točke ter si v kolikor je to potrebno z uporabo nastavitev prilagodite delovanje programa.
Pred prvim izdanim dokumentom
Preden izstavite katerikoli dokument v programu najprej v podatkih o podjetju nastavite ali ste zavezanec za DDV ali ne. Od te nastavitve je odvisno ali se bo na izdanih dokumentih obračunal ddv ali ne.
Če ste program pričeli uporabljati sredi poslovnega leta, si morate najprej nastaviti začetno številko za številčenje dokumentov.
Pred tiskanjem dokumentov
Ko izdate prvi račun si s pomočjo nastavitev tiskanja oblikujte željeni izgled računov ter nastavite privzeta besedila na dokumentih. Obliko izpisa in ter besedila na računih in drugih izdanih dokumentih lahko določite na dva načina:
- Z določitvijo parametrov izpisa besedil in logotipa za privzeti način izpisa dokumentov.
- S predlogo MS Word za izpis dokumentov.
Če dokumente tiskate direktno iz brskalnika v formatu HTML, potem si preberite kako odstranimo tiskanje glave in noge strani.
V primeru težav pri določanju izgleda izdanih dokumentov nam pošljite sporočilo in z veseljem vam bomo pomagali pri spoznavanju uporabe programa.
Vnosno masko lahko razdelimo na 5 glavnih področij vnosa podatkov:
- Podatki o kupcu t.j. ime in sedež poslovnega partnerja, ki mu izdajamo dokument. Ti podatki se izpišejo v glavi dokumenta. Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju poteka enako pri vseh izdanih dokumentih (računih, dobropisih, ponudbah...).
- Podatki levo zgoraj o poslovnem partnerju, kot so zapisani v šifrantu. S klikom na partnerja preidemo v šifrant partnerjev in lahko spreminjamo podatke v šifrantu ali dobimo več informacij.
- Podatki desno zgoraj v glavi dokumenta se razlikujejo glede na to, ali gre za izdane račune, izdane ponudbe, izdane avansne račune ali pa za izdane dobropise.
- Pozicije dokumenta (zaračunane postavke - to so lahko bodisi artikli, bodisi proste postavke, ki jih vnesemo vsakič posebej). Pri vseh izdanih dokumentih so pozicije dokumenta podobne, posebnost so le izdani dokumenti turističnih agencij.
- Zaključno besedilo na dokumentu, ki je običajno enako pri vseh izdanih dokumentih.
Vnos / Spreminjanje izdanih računov
Na strani Izdani računi-pregled in iskanje s klikom na gumb Novi račun odpremo masko za vnos novega računa.
Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi računa in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo računa.
Vnos podatkov za glavo računa
Kraj
Obvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi računa.
Datum računa
Obvezen je tudi datum računa, zato ga vpišemo. NASVET! S klikom na aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Zapadlost
V prvi okvirček vpišemo št. dni na podlagi česar se izračuna datum zapadlosti.
Dobava/Storitev (od)-(do)
Vpišemo datum dobave oz. opravljene storitve.Denarna valutaS klikom na se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
Naročilnica
Vpišemo oznako naročilnice.
Dobavnica
Vpišemo oznako dobavnice.
Vrsta prodaje (DDV)
S klikom na se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačila
S klikom na se nam odpre kombinirano polje, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga vpišemo ročno.
Stroškovno mesto
Vpišite stroškovno mesto oz. ga izberite v kombiniranem oknu s klikom na
Davčna knjiga
V primeru, da račune številčimo po davčnih knjigah v padajočem meniju izberemo davčno knjigo. V nasprotnem primeru, se to polje ne prikaže.
Jezikovna varianta
Vpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na .
Predloga za tiskanje v obliki RTF/PDF
V padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
Skladišče
Izberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računa
Izberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.
Ko smo nastavili podatke za glavo računa in jih shranili, kliknemo na gumb
Dodaj postavko in odpre se nam naslednja maska za vnos podatkov za postavko.
Vnesemo novo postavko na račun
Vrsta blaga-storitev
V prazen prostor vpišemo za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV
Vnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na izberemo ustrezno denarno valuto.
Količina
Vpišemo ustrezno količino.
Enota mere
S klikom na izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %
Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.
Stopnja DDV
Privzeta izbira je 20%, s klikom na pa lahko izberemo tudi drugo.
Vrsta prodaje(DDV)
Pomembno za obračun DDV. V kateri stolpec v obračunu DDV, se bo vpisala vrednost.
S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska računa oz. izdanega dokumenta.
Račun je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.
S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na račun tako da kliknemo na gumb Dodaj zraven šifre artikla.